DAVRANIŞ KURALLARI HÜKÜMLERİ
1. ÇIKAR ÇATIŞMALARI
Tüm çalışanlar görevlerinin yerine getirilmesi sırasında, başta bağımsız yargılarını
etkileyebilecek ve Grup bünyesindeki sorumlulukları ile çakışabilecek kişisel ve/veya ailevi çıkarlar olmak üzere, çıkar çatışması potansiyeline sahip tüm durumlardan kaçınacaktır.
Çalışanlar, çıkar çatışması potansiyeli oluşturan veya buna sebebiyet veren her türlü durumu ivedilikle müdürlerine ve/veya Şirketin Üst Yönetimine bildireceklerdir. Spesifik olarak, çalışanlarımız davranışlarının adaletini etkileyebilecek veya eylemlerinin bütünlüğüne zarar verebilecek, Grup dışındaki tüm finansal, ticari, profesyonel ve ailevi ilişkiyi ve her türlü kalıcı ve geçici istihdam ilişkisini bildirmek durumundadır.
2. HEDİYELER, ÖDÜLLER VE MENFAATLER
Davranış Kuralları, olağan iş ve nezaket uygulamalarının aşılması olarak görülebilecek ve iş faaliyetlerinin ediminde ayrıcalıklı muamele elde etmenin bir yolu olarak yorumlanabilecek hediye veya menfaat teklifi veya alımını yasaklamaktadır.Yüksek parasal değere sahip veya nakit ve menkul değer niteliğindeki hediyelere izin verilmemektedir.
Özellikle Kamu Yönetimi, makamları ve kamu kurumlarındaki devlet görevlileri, yetkilileri veya çalışanlarını herhangi bir şekilde veya herhangi bir yoldan yozlaştırma amacını taşıyan her türlü davranış kesinlikle yasaktır. Konuyla ilgili yerel kanun ve düzenlemelere dikkatli bir şekilde uyulmalıdır. Kamu görevlilerine teklif edilen eğlence ve hediyeler, izin verilir nitelikte ise, yerel ve İşletme Birim Yönetimi tarafından onaylanmalı ve yerel kanun ve düzenlemelere uygun olmalıdır. Bu bölümdeki hükümler, hediyeler ve/veya menfaatlerin direkt ya da üçüncü kişiler aracılığıyla dolaylı olarak teklif edilmesi gibi faktörlerden bağımsız olarak geçerli niteliktedir.
“Hediyeler” terimi, tatil paketleri, etkinlik katılımı veya istihdam vaatleri gibi menfaatleri kapsamaktadır. Değeri, itibari değerini aşan bir hediyeyi kabul edip etmeme kararında şüpheye düşülmesi durumunda, çalışanlar ivedilikle şef/müdürlerini durumdan haberdar edeceklerdir.
3. REKABET VE ANTİTRÖST DÜZENLEMELERİ
Piyasada gösterilen faaliyet esnasında Grup, işlerini adil bir şekilde yürütmekte ve dominant konumun kötüye kullanımını oluşturacak ve serbest rekabete zarar verecek davranışlardan kaçınmaktadır.
Grup, faaliyet gösterdiği ülkelerde geçerli olan tüm serbest rekabet ve antitröst düzenlemelerini gözetmektedir. Çalışanların, bu düzenlemeler hakkında açıklama ve destek için Hukuk Departmanı ile irtibata geçmesi istenmektedir. Grubun aktif şirketleri, üstlendikleri her türlü antitröst inisiyatifi ile ilgili olarak Hukuk Departmanı'nı bilgilendirecektir.
Grup, denetim faaliyetlerinin seyri sırasında antitröst makamları veya diğer düzenleyici makam tarafından istenen bilgileri vermemezlik etmeyecek, saklamayacak veya geciktirmeyecektir; ve denetim prosedürleri boyunca aktif şekilde işbirliği yapacaktır.
4. MUHASEBE KAYITLARININ DOĞRULUĞU VE ŞEFFAFLIĞI
Grubun yönetim ve muhasebe yöntemleri, tüm muhasebecilik kayıt ve verilerinde üst düzey şeffaflık, gerçeklik, düzgünlük ve bütünlük sağlayacak şekildedir. Kurum finansmanının kötüye kullanımını veya hayali işlem kaydını önlemek için, tüm işlemlerin işlem türü ve işlemi onaylayan kişiyi bildiren uygun kayıtlar ile belgelenmesi gerekmektedir. Çalışanlar ayrıca, Grup ve/veya aktif şirket seviyesinde geçerli tüm muhasebecilik prosedürlerine kati şekilde riayet edecektir.
Aktif şirketler tarafından periyodik finansal raporlarında verilen bilgiler ; tam, doğru, güvenilir ve kapsamlı olmalıdır.
5. KURUMSAL VARLIKLARIN KORUNMASI
Çalışanlar, uygun olmayan kullanımdan kaçınarak, kendilerine verilen her türlü alet ve enstrümanı dikkatli ve sorumlu bir şekilde kullanarak şirket varlıklarını özenle koruyacaktır.
Özellikle bilgisayar ekipmanının kullanımına ilişkin olarak, çalışanların bilgisayar sisteminin çalışmasına ve güvenilirliğine zarar vermekten kaçınmak için şirket prosedür ve düzenlemelerini kati şekilde gözetmeleri gerekmektedir:
• İşletme ihtiyaçları ile ilişkili amaçlarla onlara sunulan araçların kullanımı (programlar, e-posta, internet, telefon, faks, vs.);
• İzinsiz programlar indirilmemesi veya izinsiz yazılım veya işveren tarafından sağlananlar dışında program veya yazılım indirilmemesi;
• Taciz niteliğindeki e-posta mesajları ve alıcı için hakaret niteliğinde olabilecek ve/veya şirketin imajı için zedeleyici nitelikte olabilecek mesajların gönderilmemesi;
• Uygunsuz veya hakaret niteliğinde içerik görüntüleyen web sitelerinin ziyaret edilmemesi.
Grup, mevcut kanun ve düzenlemelere uygun şekilde geçerli kontrolleri kullanarak varlık ve altyapısının kötüye kullanımını önleme hakkını saklı tutmaktadır.
6. BİLGİ VE FİKRİ MÜLKİYETİN KORUNMASI
Şirketin sahibi bulunduğu ticari, finansal, teknolojik ve diğer nitelikteki bilgi ve fikri mülkiyetin tümü, Grubun korumaya kararlı olduğu bir varlık teşkil etmektedir. Çalışanlar, Grubun teknolojik ve ticari varlıklarının güvenlik ve bütünlüğünü tehlikeye atacak herhangi bir bilgiyi Grup içinden veya dışından yetkisiz kişilere ifşa etmeyecektir.
Grup; ticari markalar, patentler, formüller, bilgisayar yazılımları, vs. gibi fikri mülkiyetinin korunmasını tüm hukuki yollardan takip edilecek birincil öncelik olarak görmektedir.
Benzer şekilde, Grup da üçüncü kişilerden alınan her türlü bilgiyi kati şekilde gizli tutacaktır. Bilgilerinin korunması için spesifik poliçeler ve prosedürler uygulamaya konmuştur ve sürekli olarak güncellenmektedir.
7. PERSONEL İLİŞKİLERİ
7.1Sözleşme yükümlülükleri ve istihdam düzenlemeleri ile uyumluluk
Grubun aktif şirketleri, farklı ülkelerde geçerli olan temel insan hakları ve istihdam düzenlemelerine riayet etmeye kendilerini adamıştır. Özellikle tüm çalışanlar, farklı ülke mevzuatlarının izin verdiği şekillerde yasal iş sözleşmeleri ile istihdam edilmektedir.
Her türlü çocuk işçi istihdamı kesinlikle yasaktır.
7.2 Personel seçimi, yönetimi ve gelişimi
Grup, çalışanlarına karşı her türlü ayrımdan kaçınmalı ve insan kaynaklarının seçimi, yönetimi ve gelişimi için objektif kriterler benimsemelidir.
Özellikle istihdam edilecek adayların değerlendirmesi, pozisyon gereksinimlerine karşılık kişinin profiline (deneyim/yetenekler) göre yapılmaktadır. Tüm adaylara eşit fırsat garantisi verilecektir. Grup; yaş, cinsiyet, ırk, sağlık, ulusal köken, politik fikir veya dini inanç gibi her tür ayrımdan kaçınarak yeterliliklere dayanılması suretiyle gelişim fırsatları sunmaya ve böylelikle çalışanlarının yeteneklerini artırıp geliştirmeye kendini adamıştır.
7.3 Personel sağlık ve güvenliğinin korunması
Grup, çalışanlarının sağlık ve güvenliğini birincil öncelik olarak görmektedir. Bu amaçla, çalışma ortamındaki koşulların sağlıklı, güvenli ve bireysel gurura saygılı olduğundan emin olmak için çaba sarf etmektedir. Şirket özellikle aşağıdaki hususları yasaklamaktadır.
• Yetki istismarı; bir yönetici veya şef pozisyonundan ötürü kişisel bir hizmet veya iyilik talebinde bulunduğunda veya çalışanın gurur veya bağımsızlığına karşı hareketler içerisine girdiğinde, yetki istismarı olarak kabul görür;
• Psikolojik şiddet eylemleri; kişiye veya inançlarına karşı ayrımcı veya hakaret niteliğinde olan fiziksel şiddet eylemleri;
• Cinsel taciz; kişinin hassasiyeti açısından fiziksel veya ahlaki zarara veya üzüntüye yol açan davranış veya konuşma.
Grup, uygun çalışma yöntemleri ve uygun eğitim programları benimseyerek bir güvenlik kültürünü teşvik etme ve güçlendirme, risk bilincini artırma ve tüm çalışanları için sorumlu davranış yönünde cesaretlendirmede bulunmaya kendini adamış durumdadır.
7.4 Çalışanların mahremiyeti
Çalışanların mahremiyeti, kanuni gereksinimlere uyum ve çalışanların şirkete sunması gereken personel verilerinin işleme ve bakımı için uygun yöntemlerin benimsenmesiyle korunmaktadır. Kanuni olarak zorunlu kılınma haricinde, ilgili tarafın önceden verilen izni olmadan hiç bir kişisel veri ifşa edilemez. Kişisel fikir veya tercihlerle veya genel olarak çalışanların özel hayatlarıyla ilgili tetkik veya denetimlerde bulunmak kati surette yasaktır.
8. GRUBUN AKTİF ŞİRKETLERİ ARASINDAKİ İLİŞKİLER
PVM Group BV, yan şirketlerin bağımsızlığını tanımakta, tüm aktif şirketlerden Davranış Kurallarında belirtilen değerlerin benimsenmesini ve geçerli kanunla ve düzenlemelerle uyum da dahil olmak üzere Grubun hedeflerinin takibi konusunda sadık bir şekilde işbirliğine gitmesini istemektedir.
PVM Group BV, aynı zamanda yan şirketlerinin, kendilerine fayda sağlamasına rağmen Grubun veya diğer aktif şirketlerin bütünlük veya imajı için zararlı olabilecek her türlü davranış ve karardan kaçınmasını istemektedir.
Grup içerisinde karar verme ve yazışma süreçleri; gerçeklik, adalet, bütünlük, şeffaflık ve her bir aktif şirketin bağımsızlığına saygı prensiplerini izlemelidir.
9. MÜŞTERİ VE TEDARİKÇİ İLİŞKİLERİ
Müşterilerle yürütülen her türlü ilişki ve yazışma, en üst düzey ahlâki bütünlüğe dayanmalı ve geçerli düzenlemeler ile uyumlu olmalıdır; uygunsuz ve adil olmayan ticari uygulamalar kullanılmamalıdır.
Alım işlemlerinde tedarikçiler, fiyat ve hizmet kalitesi gibi objektif kriterler temelinde seçilmeli ve tüm tedarikçilere eşit fırsat tanınmalıdır. Grubun aktif şirketleri, tedarikçiler arasında yeterli rekabeti sağlamalıdır. Örnek: Birden fazla bayiden teklif istenmesi.
Aşağıdakiler öncelik seçim kriterleridir:
• Finansal kaynaklar, organizasyon yapıları, tasarım yetenekleri ve kaynakları, know how, vs. gibi uygun şekilde belgelenmiş araç mevcudiyeti;
• Kalite yönetim sistemlerinin varlığı ve uygulamaya konması (Örn: ISO sertifikasyonu);
• PVM’nin Davranış Kuralları veya kendi işletmelerinin davranış politikalarıyla uyum.
Spesifik olarak, tedarikçilerle yapılan sözleşmeler aşağıdakileri zorunlu kılan hükümler içermelidir
• Spesifik sosyal yükümlülüklerin gözetilmesini ispatlayan tedarikçinin kendi sertifikasyonu
(Örn: Temel çalışan haklarına saygı, eşit muamele, ayrım karşıtı prensipler ve yaşça küçük işçilerinin korunması)
• Bu koşulların sağlandığını doğrulamak için tedarikçinin üretim birim veya çalışma alanlarını ziyaret etme imkânı.
Davranış Kurallarında ortaya konan genel prensiplerin tedarikçiler tarafından ihlali, başta Kamu Makamları ve topluma karşı olmak üzere, Grubumuzun itibarının korunması amacıyla ceza ve/veya diğer tedbirler ile sonuçlanacaktır. Bu amaçla Grup, aktif şirketleri ayrı tedarik sözleşmelerinin bu konudaki hükümlerini de mümkün olduğu yerde kapsam dahiline alma konusunda cesaretlenmektedir.
10. TÜKETİCİ VE MEDYA İLİŞKİLERİ
Grubun aktif şirketleri, müşterilerin ihtiyaçlarına hızlı, profesyonel ve yeterli cevaplar vermeye ve ürün kalitesi, kullanımı ve tüketim yönergeleri hakkında düzgün ve doğru bilgi vermeye kendini adamış durumdadır.
Aktif şirketlerin reklam ve promosyon iletişimleri, başta genç insanlar olmak üzere hedef kitlenin hassasiyetinden sorumlu ve farkında olacak ve doğruları yansıtacaktır.
Grubun dış yazışmaları, halkın bilgi alma hakkını gözetmelidir. Yanlış veya yanlış yönlendirici haber veya açıklamanın yayınlanmasına hiçbir şekilde izin verilmemelidir.
Tam ve tutarlı bilgi sağlanması için, Grup medya ilişkilerini özel olarak Yönetim tarafından spesifik olarak atanmış kişiler aracılığıyla ve ilgili Grup politikasına uygun olarak yürütecektir.
11. TOPLUM VE DEVLETLE İLİŞKİLER
11.1 Çevre politikası
Grup, faaliyetlerinin içinde bulunduğu toplumların ekonomik, sosyal ve gelişimsel koşullarını ve genel refahını direkt veya dolaylı olarak etkileyebileceğinin bilincindedir. Bu nedenlerle Grup, faaliyet gösterdiği ülkelerin kanunlarıyla uyumlu şekilde çevreye olan etkisini kontrol etme amacıyla bir çevre stratejisi düzenlemektedir. Grup ayrıca, üretim birimleri için ISO 14001 ser tifikasyonunu almaya yönelik çevre yönetim sistemleri geliştirmekte ve uygulamaya koymaktadır. ISO 14001, çevre performansı ve organizasyonunun sürekli gelişimi için uluslararası bir standarttır.
11.2 Politik partiler, işçi organizasyonları ve dernekler ile finansal ilişkiler
Grup, politik partilere, temsilcilerine veya adaylarına finansman sağlamamakta ve politik propaganda amaçlı toplantı veya etkinliklere sponsor olmamaktadır. Grup, lobi faaliyetleri veya politikalar üzerindeki direkt veya dolaylı baskının hiçbir türüne dahil olmamaktadır. Grup, esas ve görünür çıkar çatışmalarının mevcut olabileceği organizasyonlara katkıda bulunmamaktadır (Örn: İşçi sendikaları, çevre veya müşteri koruma birlikleri).
Ancak, aşağıdaki koşulların sağlanması şartıyla finansal destek de dahil olmak üzere bu tür derneklerle işbirliğine gitmesi mümkündür :
• Grubun misyonuyla benzer nitelikteki amaçlar,
• Açık ve belgelenmiş kaynak tahsis ve bu ilişkilerin Grup dahilinde ele alınmasından sorumlu ilgili işlev/departman tarafından verilen resmi izin.
11.3 Hayır kurumlarına yapılan bağışlar
Grup, hayır kurumlarına bağış yapılması isteklerini, istekte bulunan teşebbüs veya derneklerin hukuken geçerli ana tüzük ve içtüzüğe sahip bir sivil toplum kuruluşu olması şartıyla kabul edebilmektedir.
11.4 Kamu kurumlarıyla ilişkiler
Ulusal Makamlar ile ve yine ulusal ve uluslararası kurumlar ile olan ilişkiler, Grubun aktif şirketleri için geçerli kanun ve düzenlemelerin içeriğini ilgilendirmelidir. Aktif şirketler, bilgi isteklerine cevap vermeli ve işletme faaliyetlerini ilgilendiren konularda konumlarını bildirmelidir.
Bu amaçla Grup:
• Uluslararası, bölgesel ve yerel seviyelerde kurumsal temsilcilerle kalıcı iletişim kanalları oluşturmalı ve şeffaf, dikkatli ve sürekli bir şekilde Grubun aktif şirketlerinin çıkar ve konumunu temsil etmeli ve gizli davranışlardan kaçınmalıdır.
İlişkilerde en üst düzey şeffaflığı sağlamak için, kurumsal temsilcilerle olan etkileşimlerin sadece Grup Yönetimi tarafından atanan kişi/işlevlerce yürütülmesi gerekmektedir.
